Tapahtumajärjestäjän opas - Visit Tampere

Tapahtumajärjestäjän oppaasta löydät paljon tietoa tapahtuman järjestämisestä: suunnittelusta, lupa-asioista ja tapahtuman rakentamisesta.

Lataa tästä Tapahtumajärjestäjän opas pdf-muodossa. Huomaa, että sitä ei ylläpidetä jatkuvasti, joten uusimmat tiedot ja linkit ovat aina näillä verkkosivuilla.

Tapahtuman suunnittelu

Tapahtumia on monenlaisia. Tampereella järjestetään pelkästään yleisölle avoimia tapahtumia vuosittain tuhansia. Tässä oppaassa keskitymme nimenomaan erilaisten yleisölle avoimien tapahtumien järjestämiseen. Tapahtuma voi olla vaikkapa festivaali, urheilukilpailu, messut, konferenssi, ravintolapäivä, paraati, maraton, teatteriesitys tai konsertti.

Tapahtuman huolellinen suunnittelu on erittäin tärkeää.

Tapahtuman toteutus

Kun on saatu itselle selväksi, mistä tapahtumassa on kysymys, kuka sen yleisö on ja missä ja milloin tapahtuma järjestetään sekä on määritelty, kuka vastaa mistäkin ja mikä on tapahtuman budjetti, voidaan ryhtyä toteuttamaan tapahtumaa.

Luvat ja ilmoitukset

Tapahtumaan tarvittavien lupien ja viranomaisilmoitusten määrä riippuu tapahtuman luonteesta ja koosta, mutta suurimmalle osalle tapahtumista pakollisia ovat ainakin tapahtumapaikan haltijan lupa ja poliisille tehtävä ilmoitus yleisötilaisuudesta.

Lupien hakeminen ja viranomaisilmoitusten tekeminen on tapahtuman järjestäjän vastuulla. Tapahtumajärjestäjä vastaa myös siitä, että alihankkijoiden, esimerkiksi ruokamyyjien, luvat ovat kunnossa. Ilman tarvittavia lupia tapahtumaa ei saa järjestää, ja lupien puuttuessa poliisilla on oikeus keskeyttää tapahtuma. Kun luvat ja ilmoitukset ovat kunnossa, on onnettomuuden tai muun epäonnistumisen sattuessa tapahtumajärjestäjän selusta paremmin turvattu. Huomaa, että lupiin ja ilmoituksin liittyvät käytännöt muuttuvat toisinaan, joten uusin tilanne kannattaa aina tarkistaa suoraan luvan myöntävältä viranomaiselta. Visit Tampereen tapahtumatiimi neuvoo myös lupa-asioissa.

Yhteystiedot ja materiaalit

Ohessa on tapahtumanjärjeställe tärkeitä materiaaleja ja yhteystietoja. Lisää ohjeita ja materiaaleja löydät ammattilaisten kuva- ja materiaalipankista.

 

Lue lisää