Muuta huomioitavaa - Visit Tampere

Muuta huomioitavaa

Löytötavarat

Tapahtuman järjestäjän on huolehdittava löytötavaroista ja suunniteltava niiden vastaanottaminen esimerkiksi info- tai ilmoittautumispisteen yhteydessä. Löytötavarat tulee säilyttää lukkojen takana tapahtuman ajan. Noutamatta jääneet löytötavarat toimitetaan Pirkanmaan löytötavaratoimistoon tai poliisin löytötavaratoimistoon. Tapahtumassa kävijöitä on tiedotettava löytötavaroiden vastaanottamisesta esimerkiksi tapahtuman internetsivuilla. Mikäli tapahtumassa on juontaja tai kuuluttaja, kannattaa kuuluttaa arvokkaista löytötavaroista kuten avaimista, lompakoista ja kännyköistä.

Tapahtuman oheisohjelmaa

Tapahtuman sisällä on usein muutakin ohjelmaa kuin tapahtuman pääohjelma, esimerkiksi myynti-, esittely- tai toimintapisteitä. Tapahtuman oheisohjelma tarjoaa yleisölle tekemistä silloin kun pääohjelmistossa on tauko, ja ruokailumahdollisuudet saavat yleisön viihtymään tapahtuma-alueella pidempään. Oheisohjelman järjestäminen voi olla tapahtumajärjestäjälle myös ansaintakeino. Esimerkiksi myyntipisteitä voidaan vuokrata ulkopuolisille toimijoille.

Oheisohjelmalle on varattava tarpeeksi tilaa ja pisteiden sijoittelussa on huomioitava mm. saavutettavuus, huoltoajoväylät, jätehuolto ja pelastustiet.  Jos tapahtumassa käytetään suuria jätteiden keruusäiliöitä, ei myyntipisteitä saa sijoittaa säiliöiden välittömään läheisyyteen syttymisvaaran vuoksi.

Muut toteuttamisen osa-alueet

Jokaiseen tapahtumaan liittyy paljon hoidettavia asioita, joista osa voi olla hyvin olennaisia omalle tapahtumalle mutta harvinaisia muille. Yksi parhaita keinoja ottaa huomioon kaikki osa-alueet on kuvitella olevansa tapahtuman kävijä, osallistuja tai yhteistyökumppani ja kuvitella mielessään, miten haluaisi itse tapahtuman kulkevan ensimmäisistä yhteydenotoista/markkinointitoimenpiteistä aina tapahtuman jälkeiseen aikaan asti.

Muutamia esimerkkejä muista osa-alueista:

  • Yhteydenpito toimijoiden/osallistujien/yhteistyökumppaneiden kanssa
  • Ilmoittautumisen järjestäminen
  • Kutsuvieraiden kutsuminen
  • Lipunmyyntikanavien kartoitus ja valinta
  • Tilojen ja rakenteiden varaaminen
  • Avustusten hakeminen
  • Myyntipaikkojen vuokraaminen