Tapahtuma-alue ja aluekartta - Visit Tampere

Tapahtuma-alue

Aluekartan laatiminen

Kun tapahtumapaikka on valittu ja varattu, on aika alkaa suunnitella, miten toiminnot sijoitetaan tapahtuma-alueelle. Tapahtumapaikasta piirretään kartta. Kartta voi alkuvaiheessa olla suuntaa antava, mutta loppua kohden yksityiskohtien on tarkennuttava ja lupavaiheessa viranomaisille on toimitettava mahdollisimman yksityiskohtainen kartta. Karttapohjina voi käyttää Tampereen kaupungin avoimia karttoja tai netistä löytyviä karttapalveluita. Joskus ilma-/satelliittikuva voi selventää asian parhaiten.

Karttaa laatiessa kannattaa huomioida myös meluasiat, esimerkiksi esiintymislavan suuntaaminen. Samalla kannattaa myös kartoittaa lähiympäristön rakennukset, jotta voi tiedottaa niitä mahdollisesta melusta tai liikennejärjestelyistä.

Aluekarttaan merkittävä:

  • Lavat ja katsomot
  • Tapahtuma-alueen rajat ja kulkureitit alueelle
  • Poistumistiet, lastausreitit, mahdollinen paikoitus, suljettavat kadut
  • Erilaiset toiminnot (esim. ruokakojut, kokeilupisteet, suorituspaikat)
  • Info/Lipunmyynti
  • Ensiapupiste
  • Löytötavarapiste
  • Alkusammutuskalusto
  • WC-tilat, tarvittaessa jäteastiat

Tämä tarkka aluekartta on tarkoitettu tapahtuman tuotantotiimille, vapaaehtoisille, alihankkijoille ja viranomaisille. Mikäli alueesta halutaan laatia yleisölle/osallistujille kartta, siitä voidaan tehdä yksinkertaisempi.

Saapuminen ja liikkuminen

Tampereella järjestettäviin tapahtumiin saapuminen on helppoa, sillä kaupunkiin pääsee niin junalla, lentokoneella kuin bussillakin. Kattavan paikallisliikenneverkoston ansioista kaupungin sisällä liikkuminen onnistuu helposti julkisilla kulkuneuvoilla.

Tapahtumaa suunniteltaessa on hyvä miettiä, miten tapahtuman kävijät pääsevät tapahtumapaikalle ja tulevatko odotetut kävijät kaupungin sisältä, muualta Suomesta vai ulkomailta. Kävijöitä kannattaa tiedottaa erilaisista kulkumahdollisuuksista. Tämä onnistuu esimerkiksi lisäämällä tietoa liikenneyhteyksistä ja aikatauluista tapahtuman nettisivuille. Tapahtumaan kannattaa harkita myös pyörä- ja/tai vaunuparkkeja.

Julkinen ja kevyt liikenne ovat huomattavasti ympäristöystävällisempiä vaihtoehtoja kuin yksityisautoilu, ja sen vuoksi kävijöitä kannattaa kannustaa saapumaan paikalle pyörällä, jalkaisin tai julkisilla liikennevälineillä. Julkisen liikenteen käyttöön voi kannustaa esimerkiksi integroimalla kaupunkiliikennelipun tapahtuman pääsylippuun tai vaikkapa järjestämällä sukkulabusseja tapahtumapaikan ja keskustan välille. Erikoisjärjestelyistä ja niiden kustannuksista voi konsultoida Tampereen kaupungin Joukkoliikennettä.

Mikäli tapahtuman luonteesta johtuen osa ihmisistä saapuu paikalle yksityisautoilla, järjestäjän pitää suunnitella tarkasti autojen kulkureitit ja paikoitusalueet. Varsinkin viikonloppu- ja kesätapahtumia varten kannattaa tiedustella julkisten laitosten ja koulujen parkkipaikkoja tapahtumien käyttöön. Kouluista voi tiedustella niiden rehtoreilta kun taas virallisista parkkipaikoista vastaa Katulupayksikkö tai parkkialueen ollessa tapahtuma-alueen sisällä tapahtuma-alueen vuokraaja. Muista huomioida riittävä määrä hieman suurempia esteettömiä pysäköintipaikkoja mahdollisimman läheltä tapahtuma-aluetta tasaisesta maastosta.

Kaupungin keskustassa olevissa tai erityisen suurissa tapahtumissa yksityisautolla saapuminen on yleensä mahdotonta, mutta tapahtumajärjestäjä tarvitsee luultavasti paikoitusta järjestämiseen liittyville autoille.

Työmaita ja remontteja voidaan usein sovittaa suurtapahtumien mukaan, mikäli tapahtumajärjestäjä on ajoissa liikkeellä.

Wc-tilat

Yleisöä varten on tapahtumapaikalle hankittava riittävästi wc-tiloja käsienpesupisteineen. Tapahtumakäyttöön tarkoitetuissa sisätiloissa on usein riittävä määrä wc-tiloja, mutta joskus kapasiteettia voi olla tarpeen täydentää esimerkiksi siirrettävillä wc:illä tai lähikohteiden wc:illä.

Lue lisää wc-tiloista ja -kapasiteetista.

Anniskelualue

Pääsääntöisesti tapahtuman anniskelualue on eristettävä muusta alueesta selkeästi (esim. aidoilla). Alue voi sijaita niin, että sieltä on mahdollista seurata ohjelmaa, mutta anniskelualuetta ei saa kuitenkaan sijoittaa esiintymislavan edustalle tai poistumisreiteille. Nykyään on kuitenkin tietyin kriteerein mahdollista pitää koko tapahtuma-aluetta anniskelualueena, mikäli koko tapahtuma-alueelle on pääsy kielletty alaikäisiltä.

Asiakaspaikoille tulee varata tilaa yksi neliömetri asiakasta kohden. Anniskelualueen sisäänkäynti tulee sijoittaa niin, että mahdollinen jono ei haittaa muiden kävijöiden liikkumista. Ostavien jono voidaan rajata anniskelupisteestä poistuvien kulkuväylästä esim. aidalla, jolloin mahdollisilta järjestyshäiriöiltä vältytään.

Tupakointi

Ulkotapahtumissa tupakointi on kielletty katoksissa, katsomoissa ja muissa tilaisuuden seuraamiseen välittömästi tarkoitetuissa tiloissa, joissa osallistujat oleskelevat paikoillaan, esimerkiksi esiintymislavan edustalla. Sisätiloissa tupakointi on kielletty lukuun ottamatta tupakointiin hyväksyttyjä tiloja. Kielto koskee myös esimerkiksi sähkösavukkeen ja vesipiipun käyttöä.

Tapahtuma-alueelta voidaan rajata erillinen tupakointiin tarkoitettu alue, kunhan tupakansavu ei pääse kulkeutumaan tupakointikielto-alueelle tai sisätiloihin. Tapahtumajärjestäjän on merkittävä tupakointikieltoalue ja tupakointialue sekä valvottava tupakointikiellon noudattamista esimerkiksi ohjeistamalla järjestysmiehet tarkkailemaan tilannetta.

Eläimet

Tukesin suosituksen mukaan eläimille pitää tapahtumissa laatia omat kulkureitit.  Eläinten pitäminen omilla kulkureiteillä sekä tilaisuuden ajan esimerkiksi aitauksissa edistää hygieniaa, vähentää allergioita sekä edistää turvallisuutta.

Lue lisää