Tapahtuman resurssit - Visit Tampere

Tapahtuman resurssit

Tapahtuman järjestämiseen ei innostuksesta huolimatta kannata ryhtyä liian vähin resurssein. Suunnitteluvaiheessa on syytä käydä huolellisesti läpi tapahtuman henkilöresurssit ja taloudelliset resurssit.

 

Henkilöstö

Varsinkin suurissa tapahtumissa vastuun jakaminen tapahtumaorganisaation kesken on välttämätöntä tapahtuman onnistumisen takaamiseksi. Ennen kaikkea tapahtumalle on nimettävä projektipäällikkö, joka kantaa vastuun koko projektin etenemisestä.

Tapahtuman järjestämisessä on monia osa-alueita, joten henkilöstöltä tarvitaan monenlaista osaamista. Suurissa tapahtumaorganisaatioissa on erikseen esimerkiksi ohjelmisto-, markkinointi- ja talousvastaavat. Myös teknisistä asioista on hyvä olla tietämystä, vaikka esitystekniikka ja rakenteet hankittaisiinkin organisaation ulkopuolelta.

Muista että työnantaja eli tapahtuman järjestäjä vastaa työsopimuksista ja vakuutuksista.

Vaikka tapahtumaa järjestettäisiin pienellä porukalla, pitää olla tiedossa kuka vastaa mistäkin tapahtuman osa-alueesta.

Vapaaehtoiset

Monet tapahtumat ovat mahdollisia vain vapaaehtoisten toimijoiden panoksen vuoksi. Useimmiten vapaaehtoiset ovat mukana omasta kiinnostuksesta, mutta heitä voi lisäksi houkutella ja innostaa mukaan vaikkapa ilmaisella sisäänpääsyllä, tapahtumaan liittyvillä tuotteilla ja palveluilla tai muilla eduilla. Myös saatava kokemus sekä mahdolliset todistukset ovat monille syy olla mukana. Muista kiittää vapaaehtoisia.

Talous

Budjetti on merkittävin yksittäinen tapahtumaa määrittävä tekijä, joten tapahtuman talouden suunnittelu täytyy aloittaa mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Tapahtuman rahoitus koostuu tapahtumajärjestäjän omasta pääomasta ja ulkopuolisesta rahoituksesta. On tärkeä huomioida, että kulut lankeavat yleensä maksettaviksi ennen tapahtumaa, kun taas tuloja alkaa monesti kertyä vasta tapahtuman ollessa jo käynnissä.

Hyvin suunniteltu budjetti auttaa myös itse tapahtuman suunnittelussa. Budjettiin on listattava, millaisia menoja tapahtumasta syntyy ja millaisia tuloja siitä on mahdollista saada. Menoja syntyy esimerkiksi tapahtumapaikasta, työntekijöiden palkoista, jätehuollosta, järjestyksenvalvonnasta ja turvallisuudesta, alihankkijoiden palveluista, rakenteista (lavat, katsomot, teltat, tuolit, pöydät, valkokankaat wc-tilat, vesi, sähkö), esiintyjistä, äänentoistosta, lupien ja ilmoitusten käsittelystä, mainostamisesta jne.

Tyypillisiä tulomuotoja ovat pääsylipputulot, sponsoritulot, myyntipistevuokrat ja julkinen rahoitus. Jos tapahtumaan myydään pääsylippuja, on arvioitava, mikä on sopiva hinta niille ja mikä on niiden realistinen myyntiodote. Jos tapahtumalle päätetään etsiä sponsoreita, potentiaalisia ehdokkaita ovat tapahtuman luonteeseen toiminnaltaan tai aatemaailmaltaan sopivat tahot. Kannattaa myös pohtia, voisiko tuloja kerryttää oheistoiminnoilla, esimerkiksi vuokraamalla myynti- tai esittelypisteitä tapahtuma-alueelta. Tapahtumille voi lisäksi hakea julkista rahoitusta kaupungilta, valtiota, säätiöiltä ja EU:lta.

Kysymyksiä:

  • Mikä on tapahtuman päärahoitusmuoto?
  • Millaisen summan organisaatiosi on itse valmis sijoittamaan tapahtumaan?
  • Tarvitseeko tapahtumaa varten ottaa lainaa tai hankkia muuta ulkopuolista rahoitusta?
  • Onko tapahtumalle mahdollista saada sponsoreita?
  • Voidaanko tapahtumalle hakea tukia tai avustuksia?
  • Voivatko yhteistyökumppanit rahoittaa tapahtumaa?
  • Onko tavoitteena tehdä voittoa vai nollatulos?
  • Mitä jos rahat loppuvat kesken?
  • Millaisen tappion organisaatiosi on valmis kestämään?

Ajantasaista tietoa Tampereen kaupungin avustuksista tästä linkistä.

Huomioi avustusten hakuajat ja avustuksiin liittyvät raportointivelvollisuudet.

Lue lisää