Tapahtumapaikan valinta - Visit Tampere

Tapahtumapaikan valinta

Tampereella on paljon laadukkaita paikkoja niin urheilutapahtumien, ulkoilmafestivaalien, messujen, konferenssien kuin keikkojen ja konserttienkin järjestämiseen. Tapahtumapaikan valinnassa kannattaa ottaa huomioon ainakin tapahtuman luonne, ajankohta ja kohderyhmä sekä paikan sijainti, tavoitettavuus, esteettömyys ja vuokrakustannukset.

Kun varaat tapahtumapaikkaa, muista varmistaa, tarvitaanko suullisen sopimuksen lisäksi vielä esimerkiksi erillinen hakemus. Esimerkiksi liikuntapaikkojen varaukset vahvistetaan kirjallisella hakemuksella!

Sisätapahtumat

Tampereella on satoja tiloja, joissa voi järjestää sisätapahtumia. Suurille ihmismäärille tarkoitettuja sisätiloja on vähemmän, joten niiden varaaminen kannattaa hoitaa ajoissa. Urheilutilojen vuokraamisessa kannattaa arvioida urheilijoiden, toimitsijoiden, vapaaehtoisten ja yleisön määrä erikseen. Tapahtumajärjestämiseen soveltuvat puistot, stadionit, monitoimitalot, kokoustilat, koulut, teatterit, urheiluhallit, ravintolat, kirjastot, ostoskeskukset ja jopa parkkihallit.

Monissa sisätiloissa on valmiina usein tarvittavia rakenteita kuten tuoleja, pöytiä, sähköt, vesi ja wc-tilat. Tapahtumakäyttöön sopivissa tiloissa voi lisäksi olla tapahtumarakenteita kuten valkokangas, lava, tapahtumavalaistus, kuorokoroke, äänentoisto, narikka, tiski jne.  Jos tilassa ei ole näitä tai muita tarvittavia rakenteita, niitä voi vuokrata. Usein tilan omistajalla/vuokraajalla on suosituksia vuokraavista tahoista.

Varmista aina, mitkä rakenteet ja palvelut kuuluvat vuokraan!

Ulkotapahtumat

Tampereella on lukuisia alueita, joilla voi järjestää ulkotapahtumia. Esimerkiksi Pyynikin ja Ratinan stadionit on suunniteltu urheiluareenoiksi, mutta ne käyvät muuhunkin käyttöön. Erilaiset kentät, puistot, aukiot ja kadut soveltuvat monenlaisille tapahtumille ja niin pienille kuin todella suurillekin yleisöille.

Ulkotiloissa järjestettävien tapahtumien kanssa paikan valintaan vaikuttaa, onko siellä sähköä, vettä tai muuta tarvittavaa infrastruktuuria. Lähes kaikkiin paikkoihin on mahdollista saada nämä asiat, mutta asia on tärkeää huomioida jo paikkaa valitessa. Infrastruktuurista tulee kustannuksia, joihin on syytä varautua.

Tapahtuman luonteesta riippuen on hyvä selvittää, onko lähiympäristössä hoitolaitoksia, kirkkoja tai muita häiriöille erityisen herkkiä kohteita, jotka pitää tapahtuman suunnittelussa ottaa huomioon.

Sisä- ja ulkotapahtumat

Sekä sisällä että ulkona tapahtuvat tapahtumat voivat olla hyvin antoisia. Esimerkiksi TESCissä on menestyksekkäästi järjestetty urheilutapahtumia, joissa osa lajeista on kilpailtu hallin ulkopuolella, ja Tracon on levittäytynyt Tampere-talon ohella vehreään Sorsapuistoon. Sisä- ja ulkotiloja ovat hyödyntäneet myös esimerkiksi Valoa Festival, Tammerfest ja Teatterikesä.

Kysymyksiä

  • Sopiiko tapahtumasi ulos, sisälle vai sekä että?
  • Montako osallistujaa/yleisön edustajaa odotat tapahtumaan?
  • Miten tapahtumaan saavutaan?
  • Millaiset esteettömät puitteet paikka tarjoaa?
  • Miten tapahtumapaikka vastaa kestävän kehityksen periaatteita?
  • Tarvitaanko tapahtumassa suuria rakenteita ja niiden kuljetusta?
  • Tarvitaanko pyöräparkki tai autopaikoitus?
  • Paljonko paikka saa maksaa?
  • Onko paikassa rajoituksia melun suhteen?
  • Tarvitaanko paikassa/paikan läheisyydessä anniskelua tai ravintolapalveluita?
  • Millaisen signaalin paikan valinta antaa? (erilaiset imagot, esim. Tampere-talo, Hiedanranta, Eteläpuisto)

Lue lisää