Tapahtumapäivän muistilista - Visit Tampere

Tapahtumapäivän muistilista

 

  • Päävastuuhenkilö, joka saa tarvittaessa tehdä kaikki päätökset
  • Muiden osa-alueiden vastuuhenkilöt
  • Kaikille työtenkijöille/vapaaehtoisille olennaiset yhteystiedot, erityisesti puhelinnumerot, josta saa tapahtumapäivänä kiinni
    • esim. stage managerille kaikkien esiintyjien/esiintyjien edustajien puhelinnumerot; järjestyksenvalvojien johtajan yhteystiedot; ensiavun yhteystiedot; kaikkien mahdollisesti lukossa olevien tilojen yhteystiedot
  •  Sometus: kuka somettaa tapahtumapäivänä?
  • Valo-/videokuvaus
  • Esiintyjien/osallistujien/työntekijöiden ja vapaaehtoisten/vieraiden ottaminen vastaan
  • Backstage, katsomopaikat, odotustilat, pressitilat -> näiden valmiuden varmistaminen, siisteyden tarkistaminen, näihin ohjaaminen
  • Passien/rannekkeiden jako työntekijöille/järjestyksenvalvojille/tekniikalle/esiintyjille/jne. Tarvittaessa erivärisiä tai kuvallisia passeja/rannekkeita.
  • Rakenteiden tarkistus
  • Soundcheckit (klo 7 – 20 välillä, mieluiten päivällä)
  • Tekniikan testaaminen (esim. valot, videotykit, tietokoneet)
  • Pelastusviranomaisten vastaanotto ja tarkastukseen osallistuminen
  • Työntekijöiden työvuorot, lounastauot, vessatauot
  • Työntekijöiden vaatetus sääolosuhteet huomioon ottaen
  • Infopisteen rakentaminen ja varustelu; infopisteen henkilökunta
  • Löytötavarat: pitää säilyttää lukkojen takana.
  • Ensiapu- ja ensisammutusvälineet
  • Järjestyksenvalvojien briiffaus
  • Puhelimet/radiopuhelimet
  • Kuka laittaa päälle sähköt tai avaa sähkökaapit? Pitääkö vesi/lämmitys/ilmastointi laittaa päälle erikseen?

Ammattilaisen neuvo: Infopisteen tavallisimmat kysymykset koskevat usein wc-tiloja, tupakointitiloja, ensiapupistettä ja ruokailu- tai kahvipisteitä. Nämä alueet kannattaa merkitä erittäin näkyvästi ja varmistaa, että koko henkilökunta (ml. järjestyksenvalvojat) osaavat ohjata näille pisteille.

Ammattilaisen neuvo: Jos joudut olemaan tapahtumassa kauan ulkona kylmässä ilmassa, kannattaa ottaa mukaan kokonainen toinen vaatekerta alusvaatteineen ja säilyttää sitä lämpimässä. Sen vaihtaminen päälle lämmittää yllättävän hyvin.

Kullakin tapahtumalla on erilaista välineistöä, mutta tässä on pieni lista yleisjuttuja, jotka kokemuksen mukaan kannattaa olla mukana.

Mitä mukaan?

  • Tapahtuman luvat tarkastusta varten
  • Tapahtuma-alueen kartta
  • Kaikki tarvittavat avaimet (sähkökaappi, backstage, infokoppi…)
  • Nippusiteitä, eristysteippiä, niittipyssy ja niittejä
  • Tusseja, kyniä, paperia, pahvia
  • Jätesäkkejä, pyyhkeitä, talouspyyhkeitä
  • Sadeviitta, aurinkolasit, vesipullo, eväät (tuotantotiimi ei aina ehdi poistumaan ruokailua varten)

Lue lisää