Yleistä tapahtuman järjestämisestä - Visit Tampere

Yleistä tapahtuman järjestämisestä

Heti suunnittelun alkuvaiheessa kannattaa selventää itselle, mistä tapahtumassa on kysymys.

Kysymyksiä:

  • Mikä on tapahtuman tavoite?
  • Millainen tapahtuman sisältö on?
  • Kiinnostaako tapahtumasi valittuja kohderyhmiä?
  • Mitä lisäarvoa tapahtumasi tuo olemassaolevaan tapahtumakenttään?
  • Miten tapahtumasi vertautuu muihin vastaaviin tapahtumiin (hinta, sisältö jne)?

Ammattilaisen neuvo: Mitä selvempi konsepti, sen helpompaa on markkinoida ja hakea rahoitusta.

Kenelle tapahtuma on suunnattu?

Yleisölle tarkoitetulla tapahtumalla ei ole menestymisen edellytyksiä, jollei sillä ole yleisöä. Tiettyihin kohderyhmiin liittyy erityispiirteitä. Esimerkiksi saavutettavuus pitää ottaa erityisesti huomioon niin lapsiperheille kuin senioreillekin tarkoitetussa tapahtumissa.

Kysymyksiä:

  • Kenelle tapahtuma on tarkoitettu?
  • Mistä päin yleisöä on odotettavissa ja kuinka paljon?
  • Voisiko yleisöä tavoittaa myös muualta?
  • Miten yleisö liikkuu?
  • Missä yleisö asuu?
  • Mitä kieltä / millaista kommunikaatiota yleisö toivoo?

Koska tapahtuma kannattaa järjestää?

Tapahtuman ajankohta voi ratkaista sen, tuleeko tapahtumastasi menestys vai epäonnistuminen. Tapahtuman ajankohtaan voivat vaikuttaa samantyylisten tapahtumien ajankohta, loma-ajat, ennakoidut säätilat, kaupungissa samaan aikaan järjestettävät suurtapahtumat ja monet muut asiat.

Kysymyksiä:

  • Järjestetäänkö kaupungissa muita samankaltaisia tapahtumia? Mikä on niiden ajankohta?
  • Mitä synergiaetua muista tapahtumista voi saada? (esim. ruokatapahtuma samaan aikaan kansainvälisen taidetapahtuman kanssa, yleisötapahtuma samaan aikaan saman alan kongressin/messun kanssa)
  • Mikä on sopiva vuodenaika tapahtumalle? (monille tapahtumille sopii kesä, mutta toisaalta silloin myös kilpailu on suurinta ja tapahtuma-alueet ja hotellit eniten varattu)
  • Onko kaupungissa samaan aikaan suurtapahtumia? (esim. kansainväliset urheilukilpailut tai suuret kongressit voivat täyttää kaikki kaupungin hotellit, mikä on otettava suunnittelussa huomioon)
  • Miten loma-ajat vaikuttavat tapahtuman ajankohtaan? (esim. koulujen hiihtolomat, juhannus, äitienpäivä)

Ammatilaisen neuvo: Selvitä aina Visit Tampereen suunnittelukalenterista sekä muista mahdollisista lähteistä, mitä muita tapahtumia kaupungissa on samaan aikaan. Selvitä myös mahdolliset tietyöt, infrastruktuurimuutokset, maailmanlaajuiset tapahtumat, joita osa potentiaalisesta yleisöstä saattaa haluta seurata (esim. Olympialaiset, jalkapallon MM-kisat, Eurovision laulukilpailut) ja muut vaikuttavat tekijät.

Jos tarvitset apua tapahtuman ideointiin, suunnitteluun tai kehittämiseen, ota yhteyttä Visit Tampereen tapahtumatiimiin.

Lue lisää