Koronavirusinfo tapahtumajärjestäjille - Visit Tampere

Koronavirusinfo tapahtumajärjestäjille

19.03.2020

Yleisötapahtumat poikkeusoloissa

AVI on linjannut, että tapahtumien kokonaisrajoitus on kesäkuussa 50 henkeä. 50 – 500 hengen yleisötilaisuudet ovat mahdollisia erityisjärjestelyin.

Lisätietoja AVI:n sivuilta

Vaikka rajoituksia puretaankin, tapahtumien järjestäminen poikkeusoloissa vaatii erityisjärjestelyitä. Kaikessa toiminnassa on pyrittävä estämään viruksen leviäminen. Seuraa THL:n ja AVI:n ohjeita ja selvitä onko omalle toimialallesi tehty yleistä ohjeistusta.

AVI on ohjeistanut järjestäjiä itse arvioimaan, miten hygieniasuositukset ja muut määräykset voidaan toiminnassa huomioida niin, että tautitilanne ei pahene.

Ennen kuin ryhdyt järjestämään tapahtumaa, huomioi seuraavat asiat:

  • Tapahtuma järjestetään joko rajatulle joukolle, tai niin, että yleisö osallistuu tapahtumaan vaihtoehtoisilla tavoilla, esimerkiksi virtuaalisesti. Pystytkö rajaamaan tapahtumasi osallistujat (myös maksuttomissa ja avoimissa tapahtumissa) niin, että paikalle ei tule liikaa ihmisiä?
  • Tapahtuma järjestetään sisätiloissa tai ulkona selkeästi rajatulla alueella.
  • Rajoitukset, määräykset ja ohjeet koskevat kaikkia tapahtuman osa-alueita: mm. saapuminen, poistuminen, tapahtuma-alue, paikoitusalueet, aulatilat, WC-tilat ja niihin jonottaminen, tupakointialueet, myyntipisteet, väliajat, ruokatarjoilut. Myös henkilökunnan on noudatettava ohjeita.
  • Käsihygieniasta ja riittävistä turvaväleistä on huolehdittava. Tapahtumakävijöille ja henkilökunnalle on kerrottava selkeästi, miten tapahtumassa toimitaan.
  • Myös poikkeusoloissa tapahtumien järjestäminen vaatii monenlaisia lupia ja ilmoituksia. Lisätietoja tapahtumien luvista on tapahtumajärjestäjän oppaassa.

Ohjeita tapahtumakävijöille

Yleisötilaisuuteen, yleiseen kokoontumiseen tai julkiseen tilaan ei saa tulla oireisena

Koronavirus aiheuttaa hengitystieinfektion, jonka oireita voivat olla mm. yskä, kurkkukipu, kuume, hengenahdistus, lihaskivut, vatsaoireet ja päänsärky. Yleisötilaisuuteen, yleiseen kokoontumiseen tai julkiseen tilaan, jossa on muita henkilöitä samanaikaisesti paikalla, ei saa tulla, jos on mitään sairastumiseen viittaavia oireita.

Tarpeettomia fyysisiä kontakteja tulee välttää

Koronavirus tarttuu ensisijaisesti pisaratartuntana. Tartuntojen torjumiseksi tarpeettomia fyysisiä kontakteja tulee välttää. Pidä 1–2 metrin turvaväliä muihin ihmisiin kaikissa tilanteissa. Mikäli osallistut tapahtumaan tai muuhun yleiseen kokoontumiseen tai vierailet julkisessa tilassa, noudata paikan päällä annettavia ohjeita.

Muista käsi- ja yskimishygienia

  • Tultaessa sisätilaan tai rajattuun ulkotilaan, käytetään käsihuuhdetta. 
  • Kädet pestään vedellä ja saippualla aina ennen ruokailua sekä aina aivastamisen tai yskimisen jälkeen tai kun kädet ovat näkyvästi likaiset. Kädet kuivataan kertakäyttöisiin paperisiin käsipyyhkeisiin. Jos käsienpesu ei ole mahdollista, käytetään käsihuuhdetta.
  • Aivastamisen tai yskimisen yhteydessä suun eteen laitetaan kertakäyttönenäliina, joka heitetään heti käytön jälkeen pois. Jos nenäliinaa ei ole saatavilla, suojataan suu kyynärtaipeella. Kädet pestään tämän jälkeen.
  • Maskia voi halutessaan käyttää ottaen huomioon siihen liittyvät ohjeet.

Lähde: Ohje koronavirustartuntojen ehkäisemisestä yleisötilaisuuksien ja yleisten kokoontumisten yhteydessä sekä julkisten tilojen käytössä, OKM ja THL.

Avustuksia ja rahoitusta

Yrityksille

Toimintaohjeita myös työ- ja elinkeinoministeriön sivuilla.       

Pienyritykset (yritykset, joissa työskentelee enintään 5 henkilöä ja toiminimet, jotka työllistävät vähintään yhden)

Pk-yritykset (6-250 työntekijää) ja midcap-yritykset (liikevaihto yli 300 M€)

  • Business Finlandin kehitysrahoitus: Myönnetään esiselvityksen tekoon (max. 10 000€) tai kehittämistoimenpiteisiin (max. 100 000 €) liiketoiminnan häiriötilanteessa. Haettavissa Business Finlandin asiointipalvelussa. Omavastuu 20%. Lisätietoja Business Finlandin sivuilla.

Kulttuuritoimijoille

  • [Haku päättynyt] Kulttuurin ja taiteen toimijoille suunnatut korona-avustusten haut auki 30.4. – 19.5.2020. Lisätietoja OKM:n sivuilta.
  • [Haku päättynyt] Suuret suomalaiset säätiöt, opetus- ja kulttuuriministeriö sekä Taiteen edistämiskeskus myöntävät yhdessä nopeaa tukea koronaepidemian takia ahdinkoon joutuneille taiteen ja kulttuurin ammattilaisille. Noin 1,5 miljoonan euron rahoitus jaetaan huhtikuun aikana Taiteen edistämiskeskus Taiken kautta. Lisätietoja Taiken sivuilta.
  • [Haku päättynyt] Koneen säätiö on avannut taiteilijoille pikahaun kotiresidenssiin. Haku on auki 27.3.–5.4.2020.
  • [Haku päättynyt] Suomen kulttuuri- ja tiedeinstituutin together alone – avoin ohjelmahaku on tarkoitettu taiteellisiin projekteihin. Haku on avoin kaikille luovien alojen suomalaisille tai Suomessa asuville ammattitaiteilijoille. Rahoituksen suuruus on 1 500–5 000€. 
  • [Haku päättynyt] Alli Paasikiven säätiön kulttuuriapuraha on tarkoitettu pienimuotoisiin, hakuvuonna toteutettaviin kulttuurihankkeisiin. Apurahan suuruus on max. 3 000 € ja se on haettavissa säätiön sähköisestä hakupalvelusta. 

Urheilu

Tampereen kaupungin avustuksia

  • [Haku päättynyt] Yhdenvertaisesti sinun -kerta-avustuksella voidaan rahoittaa uudenlaisia, luovia keinoja, joiden avulla pyritään edistämään tamperelaisten hyvinvointia ja yhteisöllisyyttä, ja vähentämään yksinäisyyttä. Avustusta voivat hakea kaikki yksityiset henkilöt, yhdistykset, yritykset, yhteisöt ja työryhmät. Toiminnan tulee olla uutta, poikkeustilanteeseen kehitettyä ja Tampereeseen tai tamperelaisiin kohdistuvaa.
  • Yritykset ja yhteisöt voivat hakea korotonta maksuaikaa Tampereen kaupungilta. Lisätietoja kaupungin tiedotteesta tästä linkistä.
  • Tampereen kaupunki antaa tilojensa vuokralaisille määräaikaisia vapautuksia vuokrista tai vuokranalennuksia. Kaupungin tiedote aiheesta.
  • Tampereen kaupunki avasi sähköisen avustushaun yksinyrittäjille. Haku on avoinna 30.9.2020 saakka.

Muuta

  • Teosto julkaisi ohjeet striimaukseen ja musiikin käyttöön koronatilanteen aikana. Ohjeet on luettavissa Teoston sivuilla.
  • Kulttuuripalvelut avaavat avoimen tapahtumahaun Hiedanrantaan loppuvuodelle kesäkuusta alkaen. Tarjolla on maksutonta sisä- ja ulkotilaa tapahtumien järjestämiseen. Lisätietoja Hiedanrannan tapahtumahausta tästä linkistä.
  • Business Tampere tarjoaa kriisitukipalvelua yrityksille. Lisätietoja Business Tampereen nettisivuilla.

Harkitsetko tapahtumasi perumista?

Koronaviruksen seurauksena monet tapahtumajärjestäjät ovat joutuneet perumaan tapahtumiaan. Keräsimme yhdessä Pirfest ry:n kanssa muistilistaa avuksi tapahtumien siirtämiseen ja perumiseen. Jos joku asia mietityttää, tapahtumapalveluista saa neuvontaa myös puhelimitse tai sähköpostilla. 

  • Seuraa tilanteen kehittymistä luotettavista lähteistä, esim. THL:n ja AVI:n sivuilta.
  • Keskustele tapahtumasi tilanteesta henkilöstösi tai yhteisösi kanssa.
  • Selvitä eri tahoilta (tilat, esiintyjät, lennot, majoitus, alihankkijat ym.) veloituksettomien peruutusten määräajat ja peruutuksesta aiheutuvat kustannukset.
  • Selvitä mahdollisuudet siirtää tapahtuma uuteen ajankohtaan. Hyödynnä suunnittelukalenteria uuden ajankohdan pohtimisessa.
  • Pohdi, voisiko tapahtuman järjestää jollain vaihtoehtoisella tavalla. Kaikki luovat ja hullut ideat tapahtumien järjestämiseen kannattaa ottaa käyttöön nyt!
  • Tarkista, mitä vakuutuksesi kattaa.
  • Keskustele lipunmyyntioperaattorisi kanssa lippujen palautus- ja vaihto-oikeudesta. 
  • Selvitä, miten tapahtuman peruutus vaikuttaa henkilöstöösi.
  • Selvitä, voiko tilaisuuden peruminen aiheuttaa saatujen tukien ja avustusten takaisinmaksua.
  • Viivytä mahdollisuuksien mukaan sellaisten toimenpiteiden lukkoon lyömistä, jotka aiheuttavat merkittäviä kuluja (esim. sopimusten teko, lennot, maksullinen markkinointi)

Tapahtuman peruminen

Jos tapahtumasi päätetään perua, pidä henkilöstösi ajan tasalla ja ilmoita peruutuksesta kaikille tapahtumaan liittyville toimijoille:

  • esiintyjät (huomioi myös esiintyjien matka- ja majoitusvarausten peruminen)
  • lipunmyyntioperaattori
  • majoitusliikkeet
  • tilavuokraaja tai maanomistaja
  • tapahtumalupia myöntävät viranomaiset
  • tapahtuman ruokatoimijat
  • tapahtuman oheispalvelut
  • viestintätoimisto, graafikko, valokuvaaja ja painotalot. Muista perua myös mainospaikat.
  • AV-toimijat
  • rakenteiden ja kalusteiden toimittajat
  • kuljetusliikkeet, henkilökuljetusfirmat
  • veden, sähkön, bajamajojen toimittajat
  • jätehuollon kumppani
  • järjestyksenvalvojat
  • yhteistyökumppanit ja sponsorit
  • vapaaehtoiset

Ulkoinen tiedotus

  • Lähetä mediatiedote.
  • Tiedota kaikkia lipun ostaneita. Kerro selkeästi, miten jo ostettujen lippujen kanssa toimitaan. 
  • Viesti asiasta selkeästi tapahtuman verkkosivuilla ja sosiaalisessa mediassa.
  • Korvaa kaikki tapahtumaan liittyvät bannerit tms. joissa puhutaan tapahtumasta päivämäärin.
  • Tiedota kutsuvieraita ja pressin edustajia.
  • Tiedota viestintäkanaviin, joilla voi olla tieto tapahtumasta (esim. Visit Tampere, Aamulehden menoinfo, Pirfest, Finland Festivals ym.)
  • Päivitä tieto tapahtuman peruuntumisesta suunnittelukalenteriin.

Tapahtuman talous

Yleensä isoin huoli tapahtuman peruuttamisessa on se, miten järjestäjän talous kestää peruuntumisen. 

  • Mikä on tapahtuman päärahoitusmuoto? Jos tapahtuma voidaan siirtää myöhempään ajankohtaan tai järjestää vaihtoehtoisella tavalla, lipunmyyntituotot säilyvät.
  • Voiko peruuntumisesta aiheutuvat kulut jotenkin minimoida? 
  • Voidaanko sponsorien kanssa neuvotella, että tuki säilyy, ja näkyvyys tulee muussa muodossa?
  • Onko yhteisöllä puskurirahaa? Millaisen tappion organisaatio pystyy kestämään?
  • Onko tapahtumaan otettu lainaa?
  • Voidaanko tapahtumalle saadut tuet tai avustukset pitää? Aiheesta lisää esim. Taiken sivuilla.
  • Mitä peruutuksesta aiheutuvia kuluja vakuutus korvaa?
  • Onko olemassa tai nouseeko tilanteen myötä sellaisia tukimuotoja, joita tapahtuma voi hakea?
  • Onko tarpeen käynnistää yt-neuvottelut?