Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.

1. Rekisterinpitäjä

Visit Tampere Oy
Kelloportinkatu 1 B
33100 Tampere
www.visittampere.fi

Yhteyshenkilö/ Tietosuojavastaava

Merja Maijala
Projektiasiantuntija
Business Tampere
050 486 1253
merja.maijala (at) businesstampere.com

2. Miksi keräämme tietoja ja mihin käytämme niitä?

Henkilötietoja käytetään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:

• palveluistamme kertominen
• asiakassuhteen hoitaminen
• yhteistyösuhteiden hoitaminen
• kuvapankin käytön valvominen.

Henkilötietojen antaminen ja käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, sopimuksen täytäntöönpanoon tai rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Henkilötietoja käsitellään vain siinä määrin kuin on tarpeen em. tarkoitusten toteuttamiseksi ja tavalla, jota rekisteröidyt voivat kohtuudella odottaa tietoja antaessaan. Tapahtumien valokuvauksesta ilmoitetaan etukäteen, mikäli kyseessä on ei-julkinen tilaisuus. Mikäli kuvattava on yksittäinen tunnistettava henkilö, häneltä kysytään kirjallisesti kuvauslupa. Kuvia käytetään Visit Tampereen, median ja yhteistyökumppaneiden markkinoinnin, promootion ja viestinnän tarkoituksiin.

3. Rekisterin sisältämä tieto

Visit Tampere Oy:n asiakasrekisteriin kuuluvat uutiskirjeen tilaajat, kuvapankkiin rekisteröityneet henkilöt, Visit Tampereen yhteistyökumppanit, Kokousnet.fi-palvelun asiakkaat sekä Visit Tampereen asiakkaat ja potentiaaliset asiakkaat.

Asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot:

Yhteystiedot:

• etu- ja sukunimi (sekä etuliite)
• titteli
• yrityksen nimi/yhteisön nimi (ja osasto)
• yrityksen y-tunnus
• profilointitiedot (luokittelu, esim. yrityksen toimiala)
• ryhmittelytiedot (esim. postitusryhmät)
• osoitetiedot
• puhelinnumero (kiinteän ja matkapuhelinverkon)
• faksinumero
• sähköpostiosoite
• www-osoitteet
• yhteydenottojen kieli
• asiakashistoria, lokitiedot (esim. yhteydenotot asiakkaaseen)
• mahdolliset postituskiellot (sähköposti ja posti)

Asiakastiedot:

• tiedot, joita asiakas ilmoittaa erikseen perusteiksi kuvapankkiin rekisteröitymisestään
• tiedot, joita asiakas ilmoittaa erikseen mahdollisista ruoka-aineallergioistaan

4. Mistä tieto saadaan?

Tietoja kerätään käyttäjiltä itseltään tämän rekisteröityessä palveluun verkkolomakkeen kautta, käyttäessä palvelua tai osallistuessa muutoin www-sivulla toteutettuun tietoja edellyttävään toimintoon. Tämän lisäksi tietoja kerätään asiakkaalta itseltään asiakas- ja myyntitilaisuuksissa, messutapahtumissa ja kilpailuissa. Lisäksi tietoja kerätään valikoidusti lain sallimissa puitteissa väestörekisteristä sekä muista yleisistä rekistereistä. Tietoja kerätään seuraavilta toimialoilta (Toimialaluokitus 2008): I Majoitus ja ravitsemistoiminta; J Informaatio ja viestintä, R Taiteet, viihde ja virkistys; O Julkinen hallinto ja maanpuolustus; pakollinen sosiaalivakuutus; U Kansainvälisten organisaatioiden ja toimielinten toiminta.

5. Kuka käsittelee tietoja?

Rekisteritietoihin pääsee rekisterinpitäjä, eli Visit Tampereen henkilöstö, kuvapankin rekisteröityneet käyttäjät ja palveluntuottajan asiaankuuluvat henkilöt. Henkilötietoja voidaan siirtää tapahtumien yhteisjärjestäjille ja julkisrahoitteisten projektien rahoittajille. Käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus. Tietojen rekisteröinnistä ja päivityksistä vastaa ensisijaisesti oma henkilöstö. Jos rekisteristä tulostetaan manuaalista aineistoa, se säilytetään lukitussa tilassa ja ainoastaan rekisterinpitäjällä on aineiston käyttöoikeus.

Takaamme palveluntuottajien kanssa tehdyin sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuoja-asetuksen mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

6. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ellei se ole henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen tai teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista. Tällöin tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolainsäädännön vaatimuksia.

Tällaisissa tapauksissa riittävästi tietoturvasta ja rekisterin käsittelystä huolehditaan EU-U.S. – Privacy Shield – järjestelyllä, tai sopimusteitse.

7. Henkilötietojen säilyttämisaika

Henkilötietoja säilytetään pääsääntöisesti niin kauan, kuin asiakkuus on voimassa. Markkinointilistaltamme rekisteröity pääsee poistumaan itse jokaisessa lähettämässämme markkinointisähköpostissamme olevan linkin kautta.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet

• saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
• saada pääsy tietoihin (oikeus tarkastaa rekisterin sisältämät henkilötiedot)
• oikaista tietoja
• poistaa tiedot (tulla unohdetuksi)
• rajoittaa tietojen käsittelyä
• siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
• vastustaa tietojen käsittelyä
• olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi ilman lainmukaista perustetta

Rekisteröidyllä oikeus on milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumus henkilötietojen käsittelyyn.

Kun haluat käyttää oikeuksiasi rekisteröitynä, sinun tulee lähettää kirjallinen pyyntö sähköpostiosoitteeseen visittampere (at) visittampere.fi.

Mikäli koet, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä, sinulla on oikeus tehdä valitus kansalliselle tietosuojaviranomaiselle (http://www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html).

9. Rekisterin suojaaminen

Rekisteriin pääseminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus.

Järjestelmä toimii Business Tampereen palveluntarjoajan palvelimilla, joihin on pääsy ainoastaan teknisellä ylläpitohenkilöstöllä. Palvelimet sijaitsevat EU / ETA alueella, vartioidussa ja palosuojatussa palvelintilassa.

10. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.