Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.

1. Rekisterinpitäjä

Visit Tampere Oy
Kelloportinkatu 1 B
33100 Tampere

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa:

Visit Tampere Oy on Tampereen kaupunkiseudun elinkeino- ja kehitysyhtiö Tredea Oy:n (Business Tampere) tytäryhtiö. Rekisterin vastuuhenkilönä toimii hallintopäällikkö vs. Merja Telenius, jonka tehtäviin kuuluu

• huolehtia, että asiakasrekisterijärjestelmää käytetään asianmukaisesti
• jakaa käyttöoikeudet
• huolehtia tietojärjestelmän tietosuojauksesta
• sekä huolehtia, että järjestelmän käyttö ohjeistetaan ja että käyttäjille järjestetään riittävä koulutus.

Vastuuhenkilö antaa tarkempia tietoja rekisteristä sekä vastaa rekisteröidyn oikeudesta saada, tarkistaa ja oikaista itseään koskevia tietoja.

2. Rekisteröidyt

Visit Tampere Oy:n rekisteriin kuuluvat uutiskirjeen tilaajat, kuvapankkiin rekisteröityneet henkilöt, Visit Tampereen yhteistyökumppanit, Kokousnet.fi-palvelun asiakkaat sekä Visit Tampereen asiakkaat ja potentiaaliset asiakkaat.

3. Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin pitämisen peruste

• Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn asiakassuhteen perusteella
• Henkilötietoja käsitellään suostumuksen perusteella

Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:

• palveluistamme kertominen
• asiakassuhteen hoitaminen
• yhteistyösuhteiden hoitaminen
• kuvapankin käytön valvominen

4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot

Asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot:

Yhteystiedot:

• etu- ja sukunimi (sekä etuliite)
• titteli
• yrityksen nimi/yhteisön nimi (ja osasto)
• yrityksen y-tunnus
• profilointitiedot (luokittelu, esim. yrityksen toimiala)
• ryhmittelytiedot (esim. postitusryhmät)
• osoitetiedot
• puhelinnumero (kiinteän ja matkapuhelinverkon)
• faksinumero
• sähköpostiosoite
• www-osoitteet
• yhteydenottojen kieli
• asiakashistoria, lokitiedot (esim. yhteydenotot asiakkaaseen)
• mahdolliset postituskiellot (sähköposti ja posti)

Asiakastiedot:

• tiedot, joita asiakas ilmoittaa erikseen perusteiksi kuvapankkiin rekisteröitymisestään
• tiedot, joita asiakas ilmoittaa erikseen mahdollisista ruoka-aineallergioistaan

5. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen info (at) visittampere.fi

Tarkastusoikeus

Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Vastustamisoikeus

Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Suoramarkkinointikielto

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Poisto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Suostumuksen peruuttaminen

Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.

Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot:  www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja kerätään käyttäjiltä itseltään tämän rekisteröityessä palveluun verkkolomakkeen kautta, käyttäessä palvelua tai osallistuessa muutoin www-sivulla toteutettuun tietoja edellyttävään toimintoon. Tämän lisäksi tietoja kerätään asiakkaalta itseltään asiakas- ja myyntitilaisuuksissa, messutapahtumissa ja kilpailuissa. Lisäksi tietoja kerätään valikoidusti lain sallimissa puitteissa väestörekisteristä sekä muista yleisistä rekistereistä. Tietoja kerätään seuraavilta toimialoilta (Toimialaluokitus 2008): I Majoitus ja ravitsemistoiminta; J Informaatio ja viestintä, R Taiteet, viihde ja virkistys; O Julkinen hallinto ja maanpuolustus; pakollinen sosiaalivakuutus; U Kansainvälisten organisaatioiden ja toimielinten toiminta.

Asiakastiedot saadaan säännönmukaisesti:

• asiakkaalta itseltään asiakassuhteen syntyessä
• asiakkaalta itseltään verkkolomakkeen kautta

6. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Olemme varmistaneet, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä. Käytämme säännönmukaisesti seuraavia palvelutarjoajia:

• Koodiviidakko Oy (uutiskirjeet)
• JJ-Net Group Oy (verkkosivujen palveluntarjoaja)
• Lyyti (ilmoittautumiset tapahtumiin)

7. Käsittelyn kesto

Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin asiakkuus on voimassa. Markkinointilistaltamme rekisteröity pääsee poistumaan itse jokaisessa lähettämässämme markkinointisähköpostissamme olevan linkin kautta.

8. Henkilötietojen käsittelijät

Rekisteritietoihin pääsee käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjä ja käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Jos rekisteristä tulostetaan manuaalista aineistoa, se säilytetään lukitussa tilassa ja ainoastaan rekisterinpitäjällä on aineiston käyttöoikeus.

Verkkosivujen kautta kerättävä rekisteri sijaitsee JJ-Netin palvelimella, joka on suojattu palomuurilla ja muilla tarvittavilla teknisillä toimenpiteillä. Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Rekisteritietoihin pääsevät käsiksi ainoastaan rekisterin pitäjä ja JJ-Net Oy:n pääkäyttäjä.

Uutiskirjeen rekisteri sijaitsee Postiviidakon palvelimella, joka on suojattu palomuurilla ja muilla tarvittavilla teknisillä toimenpiteillä. Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Rekisteritietoihin pääsevät käsiksi ainoastaan rekisterin pitäjä ja Postiviidakko-palvelun pääkäyttäjä.

Tapahtumien kautta kertyvät ilmoittautumistiedot sijaitsevat Lyyti-palvelussa, jonka tiedot säilytetään teknisesti suojattuina ja tarvittavien turvatoimien avulla. Rekisteritietoihin pääsevät käsiksi ainoastaan rekisterin pitäjä ja Lyyti-palvelun tekniset henkilöt.

Takaamme kolmansien osapuolten kanssa tehdyin sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

9. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

10. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

11. Rekisterihallinto

Vastuuhenkilö käyttää rekisterinpitäjänä rekisteriä koskevaa päätösvaltaa. Hän päättää

• rekisterin kuvauksen ja rekisteriselosteen laatimisesta
• rekisterin käytöstä, tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä, käyttöoikeuksien myöntämisestä, rekisteröidyn informoinnista ja tarkastusoikeuden toteuttamisesta, tiedon korjaamisesta sekä tietojen luovuttamisesta
• rekisterin järjestelmäteknisestä ylläpidosta
• rekisterin suojaamisesta ja tietoturvan järjestämisestä, arkistoinnista ja hävittämisestä
• rekisterin vastuuhenkilön nimeämisestä ja hänen tehtävistään. Rekisteritoimintoja toteuttavat Visit Tampere Oy:n palveluksessa olevat henkilöt.

12. Sisäiset rekisteritoiminnan ohjeet ja koulutus

Sisäiset rekisteritoiminnan ohjeet laaditaan erikseen. Henkilöstön koulutus suunnitellaan erikseen.

13. Lisätietoja

Merja Telenius
Hallintopäällikkö vs.
Business Tampere
puh. 040 800 7340
merja.telenius@businesstampere.com