Tarjouspyyntö: DMO AI Accelerator Finland -tekoälyohjelmaa koskeva tarjouspyyntö – yhteishankinta

Kysymys: Tarjouspyynnössä arvioidaan osallistujamääräksi 10–30 henkilöä/organisaatio/tilaisuus, mikä tarkoittaisi yhteisissä Osa A:n työpajoissa jopa 60–180 osallistujaa. Koska ohjelma on hands-on-työskentelyyn perustuva, olettaako tilaaja, että näin suurelle joukolle järjestetään Osa A:ssa useita rinnakkaisia työpajatoteutuksia saman sprintin sisällä, vai toteutetaanko sprintit yhtenä massatilaisuutena? 

Vastaus: Sprintit voidaan toteuttaa yhtenä yhteisenä tilaisuutena. Tilaaja ei edellytä rinnakkaisten työpajojen järjestämistä saman sprintin sisällä. Osallistujamäärät tarkentuvat ohjelman käynnistyessä. 

Kysymys: Tarjouspyynnön mukaan kukin organisaatio käyttää omia hyväksyttyjä työkalujaan. Onko osallistuvilla kuudella tilaajaorganisaatiolla jo käytössään jokin yhtenäinen ”perustason” generatiivisen tekoälyn maksullinen työkalu (kuten M365 Copilot tai ChatGPT Team/Enterprise), johon työpajojen harjoitteet voidaan oletusarvoisesti tukea, vai tuleeko työpajat suunnitella täysin työkalu riippumattomaksi? 

Vastaus: Useimmilla osallistuvilla organisaatioilla on käytössään joko M365 Copilot tai ChatGPT Team/Enterprise. Toteutuksessa on tarkoituksenmukaista huomioida nämä yleisimmin käytössä olevat työkalut. Ohjelmassa on kuitenkin tarkoituksenmukaista tuoda esille myös muita käyttötapauksiin soveltuvia ratkaisuja silloin, kun ne tukevat paremmin kyseisen käyttötapauksen toteuttamista. Kukin osallistuva organisaatio vastaa edelleen omien hyväksyttyjen työkalujensa käytöstä. 

Kysymys: Tarjouspyynnössä mainitaan, että osa työpajoista ja tuotoksista voidaan pyytää englanniksi ilman lisäveloitusta. Voiko tilaaja antaa arvion, kuinka suuri osa yhteisen Osa A:n sprinteistä ja materiaaleista tulee todennäköisesti toteuttaa kaksikielisesti (suomi/englanti) tai pelkästään englanniksi? Tämä on keskeistä tarjouksen kiinteän hinnan tarkan mitoittamisen kannalta. 

Vastaus: Tarjouspyynnön mukaisesti ohjelman pääasiallinen toteutuskieli on suomi, mutta osa työpajoista tai tuotoksista voidaan tarvittaessa toteuttaa englanniksi.  

Mikäli yksittäisiä työpajoja, materiaaleja tai tuotoksia toteutetaan englanniksi, niiden ei lähtökohtaisesti edellytetä olevan samanaikaisesti myös suomenkielisiä. Englanninkieliset toteutukset arvioidaan tapauskohtaisesti osallistujaorganisaatioiden tarpeiden perusteella. Ohjelman kokonaisuuden tulee kuitenkin olla osallistujille pääosin suomenkielinen.  

Kysymys: Tarjouspyynnön kohdassa 6.2 on kuvattu laadun vertailuperusteet ja niiden painoarvot (45 %, 25 %, 20 %), mutta asiakirjassa ei ole eritelty pisteytysasteikkoa. Millä konkreettisella asteikolla (esim. 0–5 pistettä) laadulliset kriteerit pisteytetään, ja mitkä ovat kunkin arvosanan (esim. 3 = hyvä, 5 = erinomainen) sanalliset kuvaukset, joiden perusteella asiantuntijaraati tekee objektiivisen vertailun? 

Vastaus: Laadulliset arviointikriteerit pisteytetään asteikolla 0–5 seuraavasti: 

• 0 pistettä = vaatimus ei täyty tai asiaa ei ole kuvattu. 

• 1 piste = erittäin puutteellinen kuvaus. 

• 2 pistettä = tyydyttävä kuvaus, mutta siinä on merkittäviä puutteita. 

• 3 pistettä = hyvä ja tarjouspyynnön vaatimukset täyttävä kuvaus. 

• 4 pistettä = erittäin hyvä, selkeästi vaatimustasoa parempi kuvaus. 

• 5 pistettä = erinomainen, poikkeuksellisen vakuuttava ja hankinnan tavoitteita erityisen hyvin tukeva kuvaus. 

Arviointi tehdään tarjouspyynnössä kuvattujen laadullisten arviointiperusteiden mukaisesti. Tämä asteikko koskee kaikkia laadullisia arviointikriteereitä. Perustuu tarjouspyynnössä kuvattuihin laadullisiin arviointikokonaisuuksiin. 

Kysymys: Tarjouspyynnön kohdassa 6.2.4 todetaan, että hinta (10 %) arvioidaan kokonaishinnan ja optioiden hinnoittelun läpinäkyvyyden perusteella. Miten hinnan vertailupisteet lasketaan matemaattisesti? Arvioidaanko pisteytyksessä ainoastaan Osan A kokonaishintaa, vai lasketaanko vertailuhintaan mukaan myös Osan B optiot jollakin tietyllä painoarvolla tai vertailukorilla? 

Vastaus: Hintapisteytys perustuu ainoastaan Osan A eli yhteisen DMO AI Accelerator -ohjelman kokonaishintaan. Edullisin hyväksytty tarjous saa täydet hintapisteet ja muiden tarjoajien hintapisteet suhteutetaan siihen tarjouspyynnön kohdan 6.1 mukaisesti.  

Osan B optiomoduulien hinnat eivät ole mukana varsinaisessa hintapisteiden matemaattisessa vertailussa eivätkä siten vaikuta varsinaiseen hintapisteytykseen.  

Optioiden hinnoittelua pyydetään niiden läpinäkyvyyden, selkeyden ja kohdekohtaisen vertailtavuuden näkökulmasta. Tarjoajan tulee esittää optioiden hinnat eriteltyinä tarjouspyynnössä pyydetyllä tavalla. Optiomoduulit hankitaan organisaatiokohtaisesti ja kukin yhteishankintaan osallistuva organisaatio päättää erikseen mahdollisten optioiden hankinnasta omien tarpeidensa mukaisesti. 

Kysymys: Tarjouspyynnön kohdassa 4.2 edellytetään referensseiltä kuvausta toteutuksen tuloksista. Hyväksytäänkö vertailuun referenssiksi sellainen parhaillaan käynnissä oleva pidempikestoinen hanke, josta on kuitenkin jo valmistunut ja otettu tuotantokäyttöön selkeä osa-alue tai sprintti, jonka tulokset tarjoaja pystyy kuvauksessaan osoittamaan? Vai edellytetäänkö vertailuun ilmoitettavilta referensseiltä kokonaisvaltaista päättymistä? 

Vastaus: Kyllä. Referenssin ei tarvitse olla kokonaisuudessaan päättynyt. Tarjoajan tulee kuitenkin kyetä kuvaamaan referenssin toteutuneet ja todennettavissa olevat tulokset tarjouspyynnössä edellytetyllä tavalla. 

Kysymys: Tarjouspyynnön luvussa 3.5 (Osa B) on listattu 7 erillistä optiomoduulia. Saman luvun lopussa pyydetään kuitenkin erikseen hinnoiteltuna optiona ”DMO-kohtainen tiekarttapohja”. Onko tämä itsenäinen kahdeksas lisämoduuli, vai tuleeko se sisällyttää jonkin muun osion tai yhteisen ohjelman (Osa A) hinnoitteluun? 

Vastaus: DMO-kohtainen tiekarttapohja on hinnoittelussa itsenäinen lisämoduuli. Tiekarttapohja laaditaan organisaatiokohtaisesti, minkä vuoksi kukin yhteishankintaan osallistuva organisaatio vastaa mahdollisesta hankinnastaan ja siihen liittyvistä kustannuksista erikseen.

Kysymys: Tarjouspyynnön mukaan hinnan tulee sisältää kaikki matkakustannukset. Miten tarjoajan tulee huomioida matkakulut Osa B:n organisaatiokohtaisesti tilattavissa live-koulutuksissa, kun kohdeorganisaatioiden sijainnit vaihtelevat merkittävästi (esim. Helsinki–Oulu)? Voidaanko optiot hinnoitella etätoteutuksina ja laskuttaa fyysisten toteutusten matkakulut toteutuman mukaan? 

Vastaus: Organisaatiokohtaiset lisämoduulit voidaan hinnoitella kohdekohtaisesti. Mikäli toteutustapa tai matkakustannukset vaihtelevat kohteen mukaan, tulee kustannukset ilmoittaa tarjouksessa kohdekohtaisesti ja läpinäkyvästi. 

Kysymys: Sopimusehdoissa Immateriaalioikeudet sivu 11. sanotaan: 

Tällä Sopimuksella Palveluntuottaja luovuttaa Palvelun lopputuloksen täydet käyttöoikeudet Tilaajalle, sisältäen oikeudet käyttää, kopioida ja tehdä tai teettää muutoksia sekä luovuttaa materiaalia kolmansille osapuolille ja hyödyntää tuotoksia kaupallisesti. 

Tämä sopimusehto mahdollistaisi kolmansien osapuolien vapaan kaupallisen käyttöoikeuden mm. X:n tekemään koulutusmateriaaliin. Pyydämme tätä kohtaa muuttamaan lopullisessa sopimuksessa. 

Vastaus: Sopimusehdoista voidaan tarvittaessa neuvotella ja niitä voidaan tarkentaa siten, että ne huomioivat tarkoituksenmukaisella tavalla molempien osapuolten tarpeet. Tavoitteena ei ole siirtää palveluntuottajan olemassa olevia menetelmiä, osaamista tai yleisiä koulutusmateriaaleja vapaaseen käyttöön tavalla, joka vaarantaisi niiden liiketoiminnallisen arvon. 

Samalla on kuitenkin tärkeää huomioida, että ohjelma toteutetaan valtakunnallisena kokonaisuutena, jossa myös Visit Finland on mukana. Tämän vuoksi ohjelman keskeisten sisältöjen ja tuotosten tulee olla hyödynnettävissä myös muiden alueorganisaatioiden toimesta nykyisen toteutuksen jälkeen. 

Mikäli osa materiaaleista tai sisällöistä halutaan rajata tämän käyttöoikeuden ulkopuolelle, voidaan asiasta sopia tarkemmin ja määritellä esimerkiksi erillinen lisensointi- tai käyttöoikeusmalli sekä tarvittaessa oma hinnoittelunsa kyseisille materiaaleille. 

Tarkennamme sopimusehtoja tarvittaessa hankintapäätöksen jälkeen valitun palveluntuottajan kanssa.

Kysymys: Tarjouspyynnössä sivulla 4 mainitaan esimerkkejä, joita ohjelmassa tulee käsitellä tekoälyn hyödyntämisestä DMO-toiminnoissa. Ovatko nämä minimivaatimuksia, jotka pitää täyttyä? Voiko tarjoukseen ehdottaa myös muita aiheita? 

Vastaus: Tarjouspyynnössä esitetyt aiheet kuvaavat tilaajien tunnistamia keskeisiä käyttötapauksia ja teemoja, joiden käsittely ohjelmassa on tarkoituksenmukaista. Tarjoaja voi kuitenkin ehdottaa myös muita ohjelman tavoitteita tukevia sisältöjä ja käyttötapauksia. 

Tarjouksen arvioinnissa huomioidaan erityisesti se, kuinka hyvin ehdotettu kokonaisuus vastaa tarjouspyynnössä kuvattuihin tavoitteisiin, osallistujaorganisaatioiden tarpeisiin sekä DMO-toiminnan kehittämiseen tekoälyn avulla. Tarjoajaa kannustetaan tuomaan esiin omaa asiantuntemustaan ja näkemyksiään ohjelman sisällöllisestä toteutuksesta. Tämä on linjassa tarjouspyynnön tavoitteiden kanssa, joissa korostetaan käytännönläheistä ja vaikuttavaa tekoälyn hyödyntämistä matkailuorganisaatioiden toiminnassa. 

Kysymys: Tarjouspyynnön sivulla 17 sanotaan, että ”Kaikki sisältö tuotetaan suomen kielellä, ellei erikseen muuta sovita.” Voiko ennakko- tai lisämateriaalit (tarjouspyynnön sivu 6) olla sekä suomen- ja englanninkielisiä aineistoja? 

Vastaus: Kyllä, ennakko- ja lisämateriaalit voivat sisältää myös englanninkielisiä aineistoja silloin, kun se tukee ohjelman tavoitteita tai hyödynnettäviä lähteitä. Tarjouspyynnön mukaisesti ohjelman pääasiallinen toteutuskieli on kuitenkin suomi. 

Kysymys: Voitteko lyhyesti kuvailla, millaiset ovat hankintaan osallistuvien organisaatioiden valmiudet ja kokemukset AI:n käytöstä tällä hetkellä? Mitä AI-työkaluja tällä hetkellä Visit Finlandilla ja DMO:illa on käytössä? 

Vastaus: Hankintaan osallistuvien organisaatioiden tekoälyosaamisen ja käyttöönoton taso vaihtelee. Mukana on organisaatioita, joilla on jo useamman vuoden kokemus generatiivisen tekoälyn hyödyntämisestä, sekä organisaatioita, joissa käyttö on vielä varhaisemmassa vaiheessa. Ohjelman alkuvaiheessa toteutetaan tarjouspyynnössä kuvattu nykytilan kartoitus ja käyttötapausten priorisointi, minkä perusteella osallistujien tarkempi lähtötaso ja kehittämistarpeet täsmentyvät. 

Useimmilla osallistuvilla organisaatioilla on tällä hetkellä käytössään joko Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Team/Enterprise tai vastaavia organisaation hyväksymiä tekoälyratkaisuja. Lisäksi joissakin organisaatioissa hyödynnetään muita tekoälypohjaisia työkaluja esimerkiksi markkinoinnin, viestinnän, analytiikan, sisällöntuotannon tai tiedonhallinnan tukena.  

Ohjelman tavoitteena ei kuitenkaan ole kouluttaa osallistujia yhden tietyn työkalun käyttöön, vaan vahvistaa valmiuksia tunnistaa, arvioida ja soveltaa tekoälyä DMO-toiminnan keskeisissä prosesseissa. Tarjoajan on hyvä huomioida toteutuksessa osallistujaorganisaatioiden erilaiset lähtötasot sekä käytössä olevien työkalujen kirjo.