Tarjouspyyntö: Guest survey – vierailijakyselyn suunnittelu ja toteutus

Vierailijakyselyn tarkoitus

Tampereen kaupunki ja Visit Tampere Oy ovat yhdessä suunnitelleet vierailijakyselyn toteuttamista paremman vierailijaymmärryksen kasvattamiseksi ja tätä kautta myös toimenpiteiden kohdentamiseksi paremmin. Vierailijatietoa käytetään taktisesta markkinoinnista strategiseen päätöksentekoon. Se tukee asiakasymmärryksen syventämistä, resurssien suuntaamista ja vaikuttavuuden osoittamista monella tasolla.

Kysely toteutetaan yhteisen suunnitelman ja työstön pohjalta. Tampereen kaupunki ja Visit Tampere Oy ovat sopineet, että kyselyn suunnittelun ja teknisen toteutuksen tilaajana toimii Visit Tampere Oy. Kyselyn kohteena ovat Tampereella vierailevat kotimaiset ja ulkomaiset vapaa-ajan matkailijat, työmatkailijat, tapahtumakävijät ja mahdollisesti myös kongressivieraat. Kyselyssä huomioidaan etenkin top5 saapumismaat ja niiden myötä kieliversiot: suomi, englanti, saksa.

Kyselyn tavoite

Kyselyn tavoitteena on ymmärtää Tampereella vierailevia paremmin, jotta voimme hyödyntää tietoa ja käyttää sitä strategisen päätöksenteon tukena sekä tuottaa tietoa kaikkien sitä tarvitsevien tahojen saavutettaville sekä vastata mahdollisimman kattavasti aiemmin määriteltyihin tietotarpeisiin. Lisäksi kyselyn ja valittujen menetelmien tavoitteena on ylipäätään tuottaa riittävästi kyselyvastauksia, jotta niitä voidaan pitää riittävän luotettavina lähteinä vierailijaymmärryksen kasvattamiseen.

Kyselyn tausta

Tampereella on toteutettu mm. tapahtumien yhteydessä asiakaskyselyitä sekä tehty rajahaastattelututkimusta ulkomaisista matkailijoista (nyk. matkailijamittari). Myös erilaista, mutta hajanaista tutkimustietoa on saatavilla.

Olemme jo pohtineet, että miten tietoa tulisi kerätä, jotta se saavuttaa tiedolle asetetut laatutarpeet, ja mikä keräystapa antaa laadukkaan vastauksen tietotarpeeseemme. Lisäksi olemme muodostaneet käsityksen siitä, mitkä tekniset työvälineet ja käytännöt meillä tulee olla tiedonkeräämiseen. Tietotarpeitamme selvitimme co-creation workshopin avulla, jonka tavoitteina oli

• Luoda yhteisymmärrys, mitä meidän tulisi tietää Tampereella vierailevista ihmisistä, joka auttaisi meitä elämystalouden ja matkailun kehittämisessä
• Ymmärtää mitä tietoa meillä on jo olemassa ja mitä kerätään
• Määritellä, miksi kysely tehdään ja mitä tietoa sillä halutaan kerätä
• Tunnistaa mitä tietoa kukin tarvitsee kerätyistä vastauksista
• Vierailijan äänen vahvistaminen: Pohtia, mitä vieras oikeasti haluaisi kertoa kokemuksestaan, ja miten sitä voi kysyä kunnioittavasti ja ymmärrettävästi; tavoitteena on kuunnella kokemuksia, ei vain kerätä numeerista dataa
• Ymmärtää millainen prosessi olisi meidän tarkoituksiimme sopivin

Workshopiin osallistuivat Tampereen elämystalouden, kulttuuripalveluiden ja Visit Tampereen edustajat. Samalla kartoitettiin, mitä tätä tarkoitustakin palvelevia tutkimuksia meillä yhdessä on jo käytettävissämme ja todettiin, että tutkimukset tuottavat numeerista dataa, mutta laadullinen tieto puuttuu huolimatta tietolähteiden suuresta määrästä.

Vierailijaymmärryksen tietotarpeet

Vierailijan motiivit, odotukset ja päätöksenteko

• Mitkä tekijät vaikuttavat matkakohteen valintaan?
• Mikä oli vierailun motiivi (tapahtuma, kulttuuri, fanitus, ystävät)?
• Mistä matkailijat saavat inspiraation lähteä juuri Tampereelle?
• Mitä matkailija odotti vs. mitä koki – aiheuttiko tämä pettymyksen tai positiivisen yllätyksen?

Vierailijan liikkuminen alueella

• Missä muissa kohteissa tai kaupungeissa matkailijat käyvät Tampereen lisäksi?
• Missä seudun muissa kohteissa käydään?
• Mitä liikennemuotoja matkailijat haluavat käyttää?
• Kuinka helposti Tampereella liikutaan:
  – kielivalikoima, navigoitavuus, joukkoliikenne?
• Käyttääkö kävijä paikallisia digitaalisia palveluita (Visit Tampereen sivusto, Tampere.Finland app, Nysse mobiili, reittiopas jne.)?

Käyntikokemus ja sisältöön liittyvä kiinnostus

• Mikä matkailijan mielestä on “The thing” Tampereella?
• Mitkä elementit koetaan paikallisiksi erityisyyksiksi (sauna, ruoka, tapahtumat)?
• Käykö vierailun aikana useammassa kulttuurikohteessa?
• Tuleeko matkailija nimenomaan jonkun kulttuurikohteen takia?

Vierailun suunnittelu ja toiveet

• Mitä matkailija olisi halunnut vielä kokea, jos aikaa olisi ollut enemmän?
• Mitä odotuksia oli ennen matkaa – miten ne toteutuivat?
• Mitkä olivat kiinnostuksen kohteet ennen matkaa ja paikan päällä?

Vierailun laajuus ja viipymä

• Paljonko on päiväkävijöitä (ei näy yöpymistilastoissa)?
• Mitkä asiat saisivat päiväkävijät viipymään pidempään?

Kohteiden ja segmenttien kiinnostavuus

• Kohteiden kävijämäärät ja kiinnostavuus eri kohderyhmille, myös kansainvälisille?
• Mitä odotuksia eri matkailijasegmenteillä on (esim. teatterikävijät vs. urheilutapahtumakävijät)?

Asiakaskokemus kohteittain

• Matkailun yhdistäminen muihin elämyksiin
• Mitä elämyksiä käytetään ”ristiin” (esim. urheilu + gastronomia, luonto + kulttuuri)?

Palvelupolun ymmärrys

• Mitkä ovat palvelupolun eri vaiheet?
• Missä kohtaa matkailija tekee päätöksiä ja kohtaa haasteita?

Perustuen yhteiseen workshoppiin, Tampereen matkailustrategiaan sekä vertailtavuuteen Helsingin ja Visit Finlandin käyttämiin tietoihin, on edellä esitettyjen tietotarpeiden pohjalta alustettu jo kyselyn sisältöä eli sisällön suunnittelu on hyvin pitkälle jo valmiiksi mietitty. Sisältö viimeistellään valitun tutkimuskumppanin kanssa, jotta tieto saadaan kerättyä optimaalisesti ja niin, että varmistetaan vastausten tyydyttävä määrä asiakaslähtöisellä kyselyllä.

Pyydämme tarjoustanne seuraaviin

Pyydämme tarjoustanne digitaalisesti toteutettavan kyselyn laatimiseen edellä esitettyjen tietotarpeiden pohjalta. Tarjoaja ehdottaa toimivinta konseptia sisältäen:

• Kyselymenetelmän ja toteutuksen
• Tarvittavat työkalut ja alustat
• Tulosten jakaminen reaali-aikaisesti ja digitaalisesti
• Tulosten analysointi
  – Tulosten raporteissa / analysoinnissa käytössämme olevan digitaalisilta alustoilta kerätyn asiakaskokemusdatan hyödyntäminen ja analysointi yhdessä vierailija kyselyn kanssa 6kk välein.

Toivottu tiedon keräystapa ja käytäntö

• Ympärivuotinen onlinekysely sekä
• optiona* haastattelijoiden toimesta toteutettavat livehaastattelut (ainakin kaksi kertaa vuodessa).

Toteutusajankohta

• alkaen heinäkuu 2025
• jatkuva kysely

*) Optio

Yhteistyötä jatketaan valitun toimijan kanssa ja aiemmin kerätyn datan pohjalta valitaan asiakasryhmiä, joilta halutaan kysyä lisää. Tarjoajalta vaaditaan tarvittaessa kyky toteuttaa haastattelututkimus. Osaaminen haastattelututkimusten toteutuksesta näytettävä toteen.

Toteutusmenetelmä

Online-kyselyn toteutus

Frekvenssi

• Ympärivuotinen, jatkuva

Toteutustapa

• Helppo käyttöönotto tärkeää kohteiden kannalta
• Linkki/QR-koodi digitaaliseen kyselylomakkeeseen
• Valmiit käyntikortit ja julisteet, jossa
• kehotus ja QR-koodi
• Vastaajien palkitseminen helpoksi

Jakelukanavat

• Visit Tampereen ja Tampereen kaupungin web-sivut
• Kohteiden web-sivut
• Kohteiden infot ja myyntitiskit (käyntikortit ja julisteet) *Kohde=Tampereen kaupungin matkakohteet
• Hotellien infot ja myyntitiskit (käyntikortti ja juliste)

Kieliversiot

• Suomi, englanti ja saksa

Vastausten analysointi

• Reaaliaikainen dashboard, johon määritellään yhdessä näkymät
• Tunnukset dashboardiin Visit Tampereen ja Tampereen kaupungin nimeämille tahoille, sekä mahdollisesti myös mukana oleville kohteille
• Data tulee olla jaettavissa myös erikseen tilaajan määrittelemille alustoille (rajapinnat / muu tuontitapa)
• Kirjallinen raportti 6 kk/sovituin välein, jossa analysoidaan online-kyselyn tulokset

OPTIO: analysoidaan haastatteluiden tulokset yhdessä online-kyselyn kanssa

Tarjoaja vastaa

• kyselylomakkeen ja kysymysten suunnittelusta ja viimeistelystä
• Sähköistä kyselylomakkeesta (QR-koodi ja suoralinkki)
• GDPR-mukaisesta vastausten säilytyksestä
• Dashboard-toteutuksesta online-kyselyyn, jossa on reaaliaikainen näkymä
• Erikseen sovittavan frekvenssin mukaan kirjallisen raportin tuottamisesta (online-kyselyn analyysit sekä option mukaisesti analyysi haastattelu + onlinekysely)

OPTIONA tarjoaja vastaa haastatteluiden toteutuksesta

• Haastattelijat 2 kpl/kohde (haastattelun toteutus, palkinnon jakaminen)
• Haastattelijoiden (koulutus+briiffaus)

Visit Tampereen ja Tampereen kaupungin vastuulla on kohteiden saaminen mukaan ja tutkimuksesta viestiminen, vastaajien palkinnosta päättäminen ja palkintojen hankinta, käyntikorttien ja/tai julisteiden tuotanto, matkailukohteiden ohjeistaminen, tutkimusten tulosten seuranta ja tiedon jakaminen, vastaajien tietojen hallinnointi ja lainmukaisuus. Mukana olevien kohteiden vastuulla on käyntikorttien ja/tai julisteiden esillepano, web-sivujen keräämislinkkien lisääminen sekä mahdollinen palkintojen jakelu.

Tarjouksesta tulee käydä ilmi

• Suunnitelma tarjouspyynnössä kuvatulle asiantuntijatyölle
• Palveluntarjoajan osaaminen ja referenssit sisältäen esimerkin vastaavan tyylisestä toteutuksesta
• Kokonaishinta onlinekyselyn suunnittelulle sekä käynnistämiselle ja tarvittavien työkalujen / alustojen käyttöönotolle
• Kuukausittaiset kustannukset alustan käytöstä (kyselylomake ja dashboard)
• Kirjallisten raporttien hinta
• Optiona haastattelututkimuksen hinta / haastattelupäivän hinta (mahdollinen toteutus 2026 eteenpäin)

Tässä tarjouspyynnössä kuvattuun asiantuntijatyön hankintaan käytettävissä oleva budjetti on enintään 12 000 € (+ alv) (hankinnan perustamiskustannukset). Mahdollisten matkakulujen laskuttamisesta sovitaan erikseen tilaajan kanssa. Poikkeamista edellä mainittuihin sovitaan tapauskohtaisesti tilaajan ja toteuttajan välillä.

Lisäksi tarjoajan tulee esittää asiantuntijatyön tuntihinta. Tähän tuntihintaan tulee sisältyä yleiskustannukset ja muut mahdolliset työntekijöihin ja toteuttajan työn tekemiseen käyttämiin välineisiin ja sovelluksiin liittyvät kulut.

Mahdollisesti tarvittavaa – hyväksytyssä tarjouksessa esitetyn kokonaissumman ylittävää lisätyötä – voidaan tilata valitun toimijan tarjouksessaan esittämän tuntihinnan perusteella. Tästä sovitaan tilannekohtaisesti tilaajan ja toteuttajan välillä.

Tarjouksen maksimipituus referensseineen 10 sivua. Tiedostoformaattina pdf.

Tarjouksen valintaperusteet

Valintakriteereissä painotamme erityisesti konseptin toimivuutta ja kiinnostavuutta suhteessa asetettuihin tavoitteisiin. Edellytämme tarjoajalta kokemusta matkailualan tutkimuksesta sekä kykyä toteuttaa myös haastattelututkimus. Kiinnitämme arvioinnissa huomiota myös seuraaviin:

• Tutkimuksellinen ote
• Tutkimusmenetelmä ja otos

Tarjousten lähettäminen ja lisätiedot

Pyydämme lähettämään tarjouksenne 10.6.2025 klo 16.00 mennessä sähköpostitse osoitteeseen anna-krista.sorvoja@visittampere.fi

Pyrimme ilmoittamaan valinnastamme mahdollisimman pian, viimeistään 16.6.2025 mennessä. Pidätämme oikeuden olla valitsematta mitään tarjousta.